Schutzarten, GoBD und GDPdU - Hier können Sie sich informieren!

Herzlich willkommen bei unserem Informationsservice für Sie!

Jede/r UnternehmerInn hat sich schon einmal mit Themen auseinandersetzten müssen, für die Er oder Sie eigentlich gar keine Zeit und Nerven hatte.

Was bedeuten die einzelnen Schutzklassen und welche Schutzklasse wird in welchem Unternehmensumfeld benötigt?
Was ist mit GDPdU, GoBD und anderen Bürokratischen Abkürzungen eigentlich gemeint?
Worauf muss geachtet werden, sodass in einem Unternehmen die Buchhaltung und der Umgang mit Dokumenten den rechtlichen Vorschriften entspricht?
Es gibt unendlich viele Fragestellungen und Themen mit denen sich ein Unternehmer beschäftigen muss/sollte!

Dabei sehen sich nicht nur Existenzgründer in der Gründungsphase mit solchen Fragen konfrontiert. Im Laufe eines unternehmerischen Werdeganges, muss/sollte sich auch ein erfahrenerer CEO und dessen Vertreter, in den entsprechenden Abteilungen, immer wieder mit neuen Gesetzestextexten befassen.

Genau dabei möchten wir von Hypersoft Sie unterstützen!

Sie finden hier einen Überblick und Eindruck über einige wichtige Themen, im Bereich der Hard- und Softwaresysteme  für Gastronomiebetriebe.

Wir weisen hiermit ausdrücklich darauf hin, dass die folgenden Texte lediglich einen Überblick über die jeweiligen Themen bieten. Die Texte und Checklisten sind sorgfältig erarbeitet und geprüft worden. Dennoch dienen diese nicht als Ersatz für ein Gespräch mit einem passenden Sachverständigen und dessen Prüfung.
Siehe auch: http://hypersoft.de/unternehmen/impressum

Unser Ziel für Sie:

Verschaffen Sie sich einen Eindruck über ein paar wichtige Themen im Gastronomiebereich und checken Sie grob, ob Ihr Unternehmen nach den rechtlichen Vorschriften arbeitet.

-Ihr Hypersoft Team-

 

Die Schutzarten

Mit den Schutzarten wird angegeben inwiefern das Gehäuse eines elektrischen oder elektronischen Gerätes gegen suboptimale Umwelteinflüsse geschützt ist. Als suboptimale Umwelteinflüsse können z.B. hohe oder niedrige Temperaturen, ein feuchtes Klima, Dämpfe in der Luft, Wasser, Staub und Krümel, Stöße und Schläge gelten.

Die Beständigkeit eines Gerätes, gegen die Beispiele der oben genannten Umwelteinflüssen, wird  durch den sog. IP-Code (International Protection Code) angegeben.
Dieser IP-Code ist meistens zweistellig.

Bei der Einteilung/Beim Ablesen einer Schutzart kann es zu Missverständnissen kommen, da verschiedene Normen (DIN und DIN EN) gültig sind. Hier werden weiter die

  • DIN 40 050 Teil 9
  • DIN EN 60529

behandelt, da diese für den deutschen und europäischen Raum am gängigsten sind.
Wie die Einteilung eines Gerätes in die unterschiedlichen Schutzarten erfolgt und wie man diese Ablesen kann, erläutern wir Ihnen anhand eines Beispiels. Betrachten Sie bitte dazu folgende Tabellen:

Erste Kennziffer des IP-Codes

DIN 40 050 Teil 9 DIN EN 60529Schutz gegen FremdkörperSchutz gegen Berührung
00kein Schutzkein Schutz
11Geschützt gegen feste Fremdkörper mit Durchmesser ab 50 mmGeschützt gegen den Zugang mit dem Handrücken
22Geschützt gegen feste Fremdkörper mit Durchmesser ab 12,5 mmGeschützt gegen den Zugang mit einem Finger
33Geschützt gegen feste Fremdkörper mit Durchmesser ab 2,5 mmGeschützt gegen den Zugang mit einem Werkzeug
44Geschützt gegen feste Fremdkörper mit Durchmesser ab 1,0 mm

Geschützt gegen den Zugang mit einem Draht

5K5Geschützt gegen Staub in schädigender Mengevollständiger Schutz gegen Berührung
6K6Staubdichtvollständiger Schutz gegen Berührung

Zweite Kennziffer des IP-Codes

DIN 40 050 Teil 9DIN EN 60529Schutz gegen Wasser
00kein Schutz
11

Schutz gegen Tropfwasser

22Schutz gegen fallendes Tropfwasser, wenn das Gehäuse bis zu 15° geneigt ist
33Schutz gegen fallendes Sprühwasser bis 60° gegen die Senkrechte
44Schutz gegen allseitiges Spritzwasser
4K 

Schutz gegen allseitiges Spritzwasser mit erhöhtem Druck

55Schutz gegen Strahlwasser (Düse) aus beliebigem Winkel
66Schutz gegen starkes Strahlwasser
6K 

Schutz gegen starkes Strahlwasser unter erhöhtem Druck, spezifisch für Straßenfahrzeuge

77Schutz gegen zeitweiliges Untertauchen
88Schutz gegen dauerndes Untertauchen
 9Schutz gegen Wasser bei Hochdruck-/Dampfstrahlreinigung speziell. Landwirtschaft
9K Schutz gegen Wasser bei Hochdruck-/Dampfstrahlreinigung, spezifisch für Straßenfahrzeuge

Praxisbeispiele zur Erläuterung anhand unserer Hypersoft-Produkte:

Der Hypersoft Multidrucker 2

Dieser kompakte und zuverlässige front exit printer hat die Schutzart IPX2.

Wie bereits erläutert steht IP für „International Protection“. Die folgenden Ziffern, also X2 stehen für die jeweilige Nummer, in der jeweiligen Tabelle. Das „X“ bedeutet in diesem Fall, dass keine Einteilung einer Schutzart in der ersten Tabelle erfolgt ist. Das Gehäuse des Hypersoft Multidrucker 2 ist also nicht dafür ausgelegt Stöße und Schläge abzufangen. Die Vorteile dieses Produktes sind mit der zweiten Kennziffer dargestellt. Die „2“ in IPX2 sagt aus, dass der Hypersoft Multidrucker 2 gegen fallendes Tropfwasser geschützt ist (Tabelle 2). Es besteht bei diesem Drucker also keine Gefahr das Flüssigkeiten von oben in den Drucker gelangen.

Hier gelangen Sie zum Hypersoft Multidrucker2

Der Hypersoft ORBIT

Dieses mobile Kassenterminal erfüllt laut unabhängiger Zertifizierung  die IP54-Standards.

IP: International Protection
5 (Tabelle 1):  Geschützt gegen Staub in schädigender Menge und vollständigen Schutz gegen Berührungen
4 (Tabelle 2): Schutz gegen allseitiges Spritzwasser
Ergo: Mit einer Schutzart von IP54 kann der Hypersoft ORBIT im freien genutzt werden und es besteht keinerlei Gefahr für das Gerät, in Form von Regen, Staub und Dreck sowie rabiater Handhabung des Bedieners.

Hier gelangen Sie zum Hypersoft ORBIT

 

Zur Erweiterung der Schutzarten gibt es den IK-Code oder auch Stoßfestigkeitsgrad. Dieser dient der Klassifizierung der Schutzart in Hinblick auf mechanische Beanspruchung und Vandalismus.

DIN EN 62262

Stoßfestigkeit bis zu einer Schlagenergie von:
00

0 J

010,15 J
020,2 J
030,35 J
040,5 J
050,7 J
061 J
072J
085J
0910 J
1020 J

Diese IK-Codes sind für den Gastronomiebereich allerdings nicht relevant und werden hier deswegen nicht weiter erläutert.

(Die IK-Codes finden z.B. Anwendung im Bereich der Baumaschinen, dem Katastrophenschutz oder der Wehrtechnik)

Zusammengefasst:

  • Die Schutzart gibt Auskunft über die Beständigkeit eines Gehäuses gegen äußere Einflüsse.
  • Neben den Kennziffern ist zudem auf die Normreihe zu achten, aus welcher diese Kennziffern entnommen wurden.
  • Steht an einer Stelle des IP-Codes keine Zahl sondern ein „X“, so bietet das Gerät keinen Schutz im jeweiligen Bereich.
  • IP steht für: International Protection
  • Die erste Kennziffer gibt die Beständigkeit gegen Fremdkörper und Berührung an.
  • Die zweite Kennziffer gibt den Schutz gegen Wasser an. 

 

GDPdU, GoBS und GoBD

GDPdU steht für:

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GoBS steht für:

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

GoBD steht für:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

 

Alle offiziellen Informationen finden Sie unter www.bundesfinanzministerium.de, mit dem jeweiligen Stichwort.
Wir empfehlen trotz bereitstehender Informationen, auf der genannten Internetseite, die Beratung durch einen sachverständigen Dritten (z.B. Ihren Steuerberater).

 

GDPdU:

Darin sind Regeln zur Aufbewahrungspflicht digitaler Unterlagen und Pflichten des Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen enthalten. In dieser Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministerium (BMF) werden Gesetzestexte aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) dargestellt.

GoBS:

Darin sind Regeln zur Finanzbuchhaltung mit informationstechnischen Systemen enthalten. Sie bilden jedoch keinen Ersatz für die GoS (Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung). Die GoBS beschreiben lediglich die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), im digitalen Bereich.
Sie bietet weitere Erklärungen zum Handelsgesetzbuch (HGB) und zur AO, im Umgang mit elektronischen Dokumenten.
Aufbewahrungspflichten, das Belegwesen in digitaler Form, die Datensicherung, die Datenübertragung, sowie die Umwandlung analoger, in digitale Daten werden dort beschrieben. Dabei drehen sich die GoBS zu einem großen Teil um die internen Kontrollsysteme (IKS).
IKS beschreiben Regeln zum Steuern und Überwachen von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden.
Da die GoBS in enormer Zahl von Unternehmen angewendet wird, gelten sie als Handelsbrauch. Obwohl sie nur Geltung für steuerliche Buchführung haben.

GoBD:

Um die Erfassung von Bareinnahmen zukünftig effizienter kontrollieren zu können, hat das Bundesfinanzministerium die Aufzeichnungspflichten für Unternehmer mit Barumsätzen in dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014, mit Wirkung zum 01.01.2015, geändert. Dabei wurden u.a. die GDPdU und GoBS durch die GoBD ersetzt.

Quelle: Änderung aufgrund des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 -IV A 4 -S0316/13/10003

Hier können Sie sich das BMF-Schreiben vom 14. November 2014 durchlesen und downloaden.

Wir von Hypersoft wollen Ihnen das Leben leichter machen und Ihnen keine endlos langen Gesetzestexte erläutern. Darum haben wir uns gefragt:

Was bedeuten die GoBD für Sie?*

  AndereHypersoft
1Jede Buchung muss detailliert nachvollziehbar sein.?JA
2Jeder Bericht muss nummeriert, aufgehoben und reproduzierbar sein.?JA
3Jede Änderung und das Löschen von Daten muss inhaltlich protokolliert werden.?JA
4Der Standort der Kasse sowie Stammdaten müssen protokolliert werden.?JA
5Artikeldatenänderungen müssen inhaltlich sowie zeitlich nachvollziehbar sein.
(Happy Hour, Rabatte, Gutscheine, etc.)
?JA
6Die Daten müssen vom Prüfer digital einlesbar sein.?JA
7Speicherort, Datenbank und Betriebssystem sollten dem Prüfer dargelegt werden können.?JA
8Ein Datensicherungs- und Datenschutzkonzept ist zwingend notwendig.?JA
9Ein Programmierhandbuch der Kasse, in welchem jede Funktion detailliert erklärt ist, muss vollständig vorliegen.?JA
10Es muss beweisbar sein, dass die Daten nicht durch interne oder externe Funktionen oder Angriffe manipuliert worden sind. Herstellerseitige Kodierung und Schutz der Journaldaten und Protokolle.?JA

*Änderungen Vorbehalten: http://hypersoft.de/unternehmen/impressum

Zudem kommt es auf den Typen Ihrer Kasse an, die sie verwenden oder verwenden wollen.

Welche Arten von Kassen werden unterschieden?

  • Typ1 Nicht „aufrüstbare“ Kassen
  • Typ2 Elektronische Registrierkassen
  • Typ3 PC Kassen

Beim Kassen-Typ3 wird ein handelsübliches Betriebssystem eingesetzt. Da PC-basierende Systeme grundsätzlich offen sind, stellt sich insbesondere hier die Frage nach der Unveränderbarkeit der Daten.

Sie besitzen eine Kasse vom Typ1?

Diese können Sie trotz der Änderungen des BMF noch bis zum 31.12.2016 nutzen, sofern Sie das Kassensystem bereits seit dem 26.11.2010 benutzen. Wenn Sie planen eine neue oder gebrauchte Kasse zu erwerben und einzusetzen dürfen Sie dennoch, nach Auffassung der Finanzverwaltung, nur noch Kassen des Typs2 oder 3 einsetzen.

Der Steuerpflichtige ist in der Verpflichtung selbständig für alle Softwareänderungen und Updates zu sorgen, die benötigt werden um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Mit Hypersoft ist das alles kein Problem!

Unsere Hardware- und Software-Produkte erfüllen alle aktuellen sowie zukünftigen Anforderungen und geben Ihnen Sicherheit und Zeit für das Wesentliche! Wir beraten Sie gern!

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