Bargeldlose Zahlung

Schnittstellenanbindung bargeldloser Zahlungsterminals

Insofern bargeldlose Zahlungsterminals unabhängig, also nicht integriert, von den Eingaben an der Kasse agieren, können betriebswirtschaftliche Nachteile die Folge sein. In solchen Fällen müssen Vorgänge, welche an der Kasse erfasst werden und mit Hilfe des bargeldlosen Zahlungsterminals, beispielsweise per Kreditkarte abgerechnet werden sollen, zunächst mit einer entsprechenden Zahlungsart an der Kasse abgeschlossen werden. Daraufhin muss der zu zahlende Betrag manuell in das Karten-Terminal eingegeben werden. Erst dann kann die Transaktion durch entsprechendes Terminal eingeleitet werden. Eine Kommunikation zwischen POS-Terminal findet also nicht statt. Etwaige Korrekturen aufgrund von Trinkgeldzahlungen oder Änderungen von Zahlarten, beispielsweise für Kunden deren Vorgänge zunächst mit Hilfe einer Barzahlung abgeschlossen wurden, die dann jedoch bargeldlos bezahlt haben, müssen nachträglich in der Kasse erfasst werden.

Das dann in Folge nicht zeitnahe, teils falsche Erfassen bei manuellen Eingaben führt zu folgenden Seiteneffekten:

  • Betriebsprüfungen können nicht reibungslos erfolgen, es kann sogar zum Verwerfen der Kassendaten kommen.
  • In Deutschland kann es zum Verlust der Steuerfreiheit bei bargeldlosen Trinkgeldern führen (siehe Teutemacher “Handbuch zur Kassenführung 2. Auflage 2018).
  • Die Bediener können nicht korrekt abgerechnet werden (Fraud).
  • Die Buchhaltung kann die Zahlungen der Kreditkarteninstitute und Banken nur schwer oder nicht zuweisen, Trinkgelder nicht von Umsätzen splitten. Häufig kommt es auch hier zur ungewollten Versteuerung von Einnahmen aus Trinkgeldern.

Zahlungswege sollen entsprechend der Vorgaben der Finanzämter kongruent und sofort gebucht werden. Daher ist ein Kreis von Betriebsprüfern, mit welchem wir uns regelmäßig austauschen, mit der Bitte an uns herangetreten, unsere Kunden dahingehend zu informieren, dass die häufig angewandte Praxis, alle Vorgänge zunächst BAR abzuschließen, um dann zum Tagesabschluss den mit den POS-Terminals getätigten Umsatz als unbar abzuziehen, im Umgang mit dem Kassensystem nicht korrekt ist. Allein diese falsche Handhabung kann unter bestimmten Umständen zu einer Verwerfung der Kassenaufzeichnungen führen.

Insofern wird deutlich, dass die Anbindung der bargeldlosen Zahlungsterminals in Verbindung mit einer nachträglichen Trinkgeldfunktion unabdingbar ist.

Nachträgliche Trinkgeldfunktionen sind unabdingbar.

Die durch Hypersoft angebundenen bargeldlosen Zahlungsterminals verfügen über einen bidirektionalen Kommunikationskanal zur Hypersoft Kasse. Die Kommunikation kann mit Hilfe eines Kabels oder auch per W-LAN aufgebaut werden. Dadurch lässt sich die am Zahlungsterminal durchzuführende Transaktion in den Workflow zum Abschluss eines Vorgangs an der Kasse einbinden. Der direkte Datenaustausch ermöglicht eine direkte Verwendung der Transaktionsdaten zur Vervollständigung der Bewegungsdaten innerhalb der Buchführung der Kasse. So werden z.B. etwaige Überzahlungen automatisch als Trinkgeldzahlung in die entsprechende Bedienerabrechnung übernommen. Die Zahlarten der einzelnen Buchungen werden automatisch berücksichtigt.

Zahlungswege kongruent und sofort buchen.

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