Storno- und Verlustmanagement

Das Hypersoft Storno Management ist eine weitere wesentliche Aufgabe des Hypersoft Kassensystems. Insbesondere auch für den Anwender als Verantwortlichen. Es ist daher außerordentlich wichtig die Zusammenhänge und Möglichkeiten zu verstehen, welche Hypersoft bereitstellt, um diese konzeptionell an die Gegebenheiten anzupassen.

Ziele hierbei sind:

  • Die Möglichkeiten zum Stornieren je nach Bedarf zur Verfügung zu stellen
  • Die Kontrolle über Storni zu erlangen

Eingabefehler oder Änderungswünsche führen regelmäßig zu der Notwendigkeit, Buchungen zu verändern oder rückgängig zu machen. Hinsichtlich dieser Storni müssen die Daten des Kassensystems nachvollziehbar und prüfbar sein. Gleichzeitig müssen Betrugsversuche (Fraud) durch Mitarbeiter verhindert werden.

Diese hohen Anforderungen werden im Zusammenhang entsprechender Funktionen, ausgeklügelter Berechtigungsstrukturen und aussagekräftiger Auswertungen im Hypersoft System optimal erfüllt. Somit ist es wichtig, insbesondere in diesen Bereich, in dem Hypersoft oftmals mehr bietet als andere Systeme, die entscheidenden Vorgehensweisen vollständig zu verstehen, um diese dann anhand der tatsächlichen Bedürfnisse zielführend nutzen zu können.

Hypersoft teilt die verfügbaren Stornofunktionen in unterschiedliche Kategorien ein:

  • Kategorie 1 Storno vor Order: Tippfehler, Quickservice, Mobilgeräte
  • Kategorie 2 Storno nach Order: Umbestellungen, Änderungen, Reklamationen
  • Kategorie 3 Storno nach Abschluss: wie Kategorie 2 nur erst nach Rechnungsstellung

Bei jedem Storno stellt sich die Frage, ob Ware verbraucht wurde oder nicht. Dieser Umstand steht in direktem Zusammenhang mit möglichen Schäden für einen Betrieb. Wenn Ware trotz Storno verbraucht, jedoch nicht nachvollziehbar entsorgt wurde, besteht die Möglichkeit, dass sie - egal ob vorsätzlich oder versehentlich - unberechtigt herausgegeben und abgerechnet wurde. Dies ist sowohl aus betriebswirtschaftlicher als auch aus steuerrechtlicher Sicht ein kritischer Punkt. Daher ist es wichtig für einen Betrieb, dieses Merkmal richtig zu behandeln.

Hypersoft stellt die Möglichkeit jeder Stornokategorie mehrere frei formulierbare Gründe zuzuweisen bereit. Bei der Durchführung eines Stornos wird der Bediener dadurch aufgefordert je nach Stornokategorie einen der jeweils zugeordneten Gründe auszuwählen. Jeder erfasste Grund kann darüber hinaus so eingestellt werden, dass bei dessen Auswahl entweder ein Stornoverlust gebucht wird (ein Storno mit einer zusätzlichen Verlustbuchung) oder dass es bei einem informativem Storno (Storno ohne Verlustbuchung) bleibt. Die Verlustbuchung oder auch Verlustgründe können ebenfalls frei formuliert werden.

Die Funktion „Verluste“ kommt ursprünglich aus dem Hypersoft Stock Management (CONTROLLER), sie kann aber auch für diesen Zweck im POS Bereich verwendet werden. Nutzen sie das Hypersoft System zu Ihrem Vorteil.

  • Erstellen Sie klar abgegrenzte Stornofunktionen anhand praktischer Beispiele mit Ihren Mitarbeitern.
  • Unterstützen Sie diese durch entsprechende Berechtigungen. In der Folge können Sie in der Regel darauf verzichten einen Großteil Ihrer Storni zu kontrollieren, da es sich um informative Storni handelt.
  • Mit Hilfe des Berichtswesens von Hypersoft können Sie anhand der Stornogründe regelmäßig nützliche Schlüsse ziehen und die internen Prozesse Ihres Betriebs optimieren. Sie stehen mit Ihren loyalen Mitarbeitern in einer Linie und sind für Betriebsprüfungen optimal vorbereitet.

Stornodaten des Kassensystems müssen nachvollziehbar und prüfbar sein. Gleichzeitig müssen Betrugsversuche verhindert werden.

Hypersoft Bedienerabrechnungen

Die Bedienerabrechnung ist eine der wesentlichen administrativen Aufgaben eines Kassensystems auf der Betriebsebene. Sie sollte möglichst übersichtlich und eindeutig sein und alle notwendigen Informationen enthalten. Hypersoft unterstützt hierbei durch umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten bezüglich der Darstellbarkeit der Berichtsinhalte.

Sie könnten Bedienerberichte um weitere Berichte wie zum Beispiel Verlustbuchungen, Artikelumsätze, Warengruppen und Umsätze der Preisebenen, sowie Rabatte ergänzen und pro Bediener auswerten.
Für die Bedienerabrechnung verwenden wir nicht das normale Front Office Berichtswesen, sondern haben ganz bewusst ein eigenständiges Programm erstellt, welches alle entsprechenden Informationen zunächst am Bildschirm anzeigt. Dies ist im Abrechnungsverfahren zum Vier-Augen-Prinzip ein ganz wesentlicher Vorteil.