Fraud Protection

Abgesehen von den finanzrechtlichen und wirtschaftlichen Folgen stören die Auswirkungen falsch motivierter Interessen den Aufbau eines loyalen Teams und damit den wirtschaftlichen Erfolg und Sinn eines Unternehmens. Es ist daher, so unsere Überzeugung, falsch verstandene Kollegialität oder Toleranz gegenüber Mitarbeitern allein auf die Bestätigung von „nicht Fraud“ auf Kontrolle zu verzichten. „Auf Dauer kann „nicht Fraud“ nur durch Kontrolle und nachvollziehbare Prozesse erhalten werden.“ Dies bestätigen uns unsere wirtschaftlich erfolgreichen Geschäftspartner immer wieder.

Das Hypersoft Berechtigungskonzept

Das festzulegende Berechtigungskonzept ist eines der wesentlichen Bestandteile in der Hypersoft Systemlandschaft, um Abgrenzungen von Programmzugriffen zu definieren. Wir empfehlen dringend jeden Benutzer der Programme einzurichten und durch entsprechend sichere Kennworte deren Zugang abzusichern, um Änderungen besser nachverfolgen zu können. Gut geplante Benutzerberechtigungen schränken nicht nur ein, sondern helfen Ihren Mitarbeitern sich auf die zur Verfügung stehenden Programme zu konzentrieren. Sie vermeiden so Missverständnisse und Fehlbedienung in Bereichen, die nicht zum Aufgabengebiet der jeweiligen Benutzer gehören.

Bedienerberechtigungen steuern in der Hypersoft Systemlandschaft den Zugriff der Bediener auf das Hypersoft POS- und mPOS-Kassensystem. Es ist ratsam sich für jede Gruppe von Bedienern eine Vorlage zu erstellen, die den jeweiligen Bedienern zugewiesen wird. Hiermit können durch Änderung der Vorlage die Berechtigungen aller Bediener beeinflusst werden, denen diese zugewiesen sind.

Die sichere Anmeldung

Geheimnummern können vom System mit erhöhter Sicherheit verwaltet werden. Bedenken Sie, dass Bediener-Geheimnummern auch zur schnellen Anmeldung benutzt werden. Unter Voraussetzung der Einstellung erhöhter Sicherheitsstufen ist es zum Beispiel nicht möglich, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, gewollt oder ungewollt irgendeine Geheimnummer einzugeben, um dann zufällig eine bereits vorhandene zu treffen.

Generell ist es ein Risiko, wenn die Kassenfunktion „Bediener-Geheimnummer“ für alle Bediener erreichbar ist, da hinter jedem zugeordneten Schlüssel so eine Nummer den Zugang ermöglichen könnte. Die Geheimnummer spielt aber auch bei der Zuordnung der Schlüssel und ohne die Funktion eine sicherheitsrelevante Rolle, denn wenn baugleiche, aber fremde Schlüssel am Kassensystem verwendet werden, benötigt man nur noch die Geheimnummer zu dem passenden Mitarbeiter, um sich mit dem bisher fremden Schlüssel Zugang zu verschaffen. Deshalb sollten die Geheimnummern möglichst zufällig sein und aus vielen Zahlen bestehen. Sie müssen diese Nummern dann nur einmal verwenden, um sie dem Schlüssel zuzuordnen.

Es ist leider schon mehrfach vorgekommen, dass Geheimnummern wie zum Beispiel 111 rein zufällig bei dem ersten Mitarbeiter ausprobiert wurden, und damit der fremde Schlüssel anstelle des vorgesehenen zugewiesen wurde. Gerade hochrangige Mitarbeiter, die keinen Schlüssel bei sich haben, sollten eine komplexe Geheimnummer verwenden.

Trinkgelder buchen

In Deutschland müssen Trinkgelder “die über den Inhaber laufen” als Umsatz versteuert werden. Hypersoft geht davon aus, mit den Möglichkeiten der Hypersoft Abrechnungen unnötige Versteuerungen von Trinkgeldern für Mitarbeiter zu vermeiden. Das Sammeln und Aufteilen von Trinkgeldern und bargeldlosen Trinkgeldern sind hierbei besondere Herausforderungen. In diesem Zusammenhang können bargeldlose Trinkgelder, welche ja grundsätzlich über die Konten der Unternehmen eingenommen werden, kritisch werden und somit ganz erhebliche wirtschaftliche Nachteile mit sich ziehen.

Der Bundesfinanzhof hat hierzu (für Deutschland) ein entlastendes klarstellendes Urteil gefällt (18.6.2015, VI R 37/14).

Inwieweit steuerfreie Konzepte durch treuhänderische Verwaltung oder das sofortige Abrechnen mit der Bedienerabrechnung für Sie steuerlich korrekt sind, besprechen Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater. Im Hypersoft POS-System gibt es die Möglichkeit Trinkgelder so einzurichten, wie Sie es für die korrekte und steuerlich richtige Behandlung im jeweiligen Fall benötigen.

Hypersoft Transferreport nach Mehrfachtransfer

Der Hypersoft Transferreport nach Mehrfachtransfers prüft, ob die gleichen Artikel am selben Öffnungstag mehrfach transferiert wurden und listet diese in absteigender Anzahl auf.

Es wird also die Transferanzahl und nicht die Buchungsanzahl ausgewertet und nach 1-, 2-, 3-, 4- und mehr als 4-fach gruppiert. Es ist eher ungewöhnlich, dass ein Artikel mehr als einmal transferiert wird und deutet auf Betrugsansätze im laufenden Tagesgeschäft hin und lässt sich somit proaktiv durch gezielte Ansprachen rechtzeitig unterbinden.

Fremdzugriff protokollieren

Wenn ein Bediener einen Vorgang öffnet, für den dieser nicht die Vorgangsverantwortung besitzt und keine Buchung tätigt (an der man dies erkennen könnte), so wird dieser Zugriff durch die Hypersoft Fraud-Protection protokolliert.

Diese Zugriffe können dann Bediener mit entsprechender Vorgangsverantwortung in deren Bedienerabrechnung (und auch in der Bedienerübersicht im Frontoffice) im Bereich Fremdzugriff auf meine Vorgänge nachvollziehen.

Diese Funktion dient der Fraud-Protection und klärt „Missverständnisse“ auf, wenn ein anderer Bediener einen Vorgang abrechnet, ohne diesen auf seinen Namen abzuschließen.

Hypersoft Front Office Berichte

Hypersoft verfügt auf der Betriebsebene über ein leistungsstarkes Programm zur Erstellung von Berichten direkt am Kassensystem - das Front Office Berichtswesen. Somit können wesentliche Berichte mit kontrollierendem Hintergrund just in time zu Evaluierungsvorgängen hinzugezogen werden.

Hypersoft Report Manager

Der Report Manager wertet die Bewegungsdaten des Kassensystems aus und wird im Backoffice Bereich verwendet. Er ist neben dem Dashboard das wichtigste Programm zur Auswertung in der Hypersoft Suite. Er greift nicht nur auf Buchungsdaten des Kassensystems zu, sondern zum Beispiel auch auf Zeiterfassungsdaten.

Der Report Manager hat die meisten Möglichkeiten Berichte einzustellen und abzurufen. Um die gewünschten Berichte möglichst leicht zu erhalten, kann man viele Einstellungen speichern, nicht benötigte Berichte ausblenden, Berichte automatisch erstellen und als PDF-Datei an unterschiedliche Empfänger automatisiert mailen oder in einem FTP Verzeichnis ablegen lassen.

Der Report Manager kümmert sich auch um den DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung (und andere Formate).

Hypersoft Status Buchungsjournal

Das Programm gibt Ihnen eine Übersicht über den Zeitraum, für den Buchungsdaten auf Ihrem System vorhanden sind. Es zeigt Ihnen Tage an, an denen keine Buchungen vorgenommen wurden (Betrieb geschlossen oder vergessener Tagesabschluss).

Als wesentliche Eigenschaft kann das Programm feststellen, ob Buchungsdaten entfernt oder gelöscht wurden, beziehungsweise ohne Befund die Sicherheit geben, dass dies nicht der Fall ist.